# Dane klienta z BaseLinkera nie trafiają do ERP: przyczyny i trzy sposoby naprawy

> Zamówienie ze sklepu ma w BaseLinkerze komplet danych, a w programie handlowym trafia na jednego zbiorczego kontrahenta. Zespół przepisuje dane ręcznie do paragonów, a przy zwrocie szuka zamówienia po kwocie. Wyjaśniam, skąd to się bierze, jak sprawdzić u siebie przyczynę w pół godziny i jakie są trzy sposoby naprawy.

Adres strony: https://systembox.pl/blog/baselinker-erp-brak-danych-klienta-e-paragon

Autor: Sergiusz Siemak. Opublikowano: 2026-10-21. Kategoria: ERP & e-commerce. Czas czytania: ok. 9 min.

**Dane klienta z BaseLinkera nie trafiają do ERP: skąd to się bierze i jak to naprawić**

Krótka odpowiedź: najczęściej integracja zapisuje każde zamówienie internetowe na jednego zbiorczego kontrahenta detalicznego i po drodze gubi dane kupującego. Naprawić to można na trzy sposoby: zmienić mapowanie danych, wystawiać e-paragony bezpośrednio w BaseLinkerze albo zastąpić starą integrację nową. Który wybrać, zależy od tego, jak rozliczają Państwo sklep stacjonarny i internetowy.

## Objawy: po czym poznać, że to ten problem

- Ktoś w firmie codziennie przepisuje imię, nazwisko, adres albo e-mail kupującego z BaseLinkera do programu handlowego.
- Paragony i e-paragony za zamówienia internetowe są wystawione na jednego, ogólnego kontrahenta, więc nie da się z nich odczytać, kto kupił.
- Przy zwrocie albo reklamacji zamówienie szuka się po kwocie i dacie, bo w ERP nie ma numeru zamówienia z BaseLinkera.
- Synchronizację zamówień i stanów ktoś uruchamia ręcznie, a gdy tego nie zrobi, stany w sklepie rozjeżdżają się z magazynem.
- Nikt w firmie nie wie dokładnie, jak działa integracja, bo zrobiła ją osoba albo firma, z którą nie ma już kontaktu.

Każdy z tych objawów osobno wygląda na drobiazg. Razem oznaczają, że firma płaci pensją pracownika za pracę, którą powinna wykonywać integracja, i że przy każdej aktualizacji programu ryzykuje zatrzymanie sprzedaży internetowej.

## Dlaczego dane kupującego giną po drodze

Program handlowy (Comarch ERP Altum, Comarch ERP Optima, Subiekt i podobne) powstał z myślą o sprzedaży, w której kontrahent jest firmą z kartoteką. Sprzedaż internetowa to setki jednorazowych klientów detalicznych. Żeby nie zakładać tysięcy kartotek, integracje bardzo często zapisują wszystkie takie zamówienia na jednego zbiorczego kontrahenta. To rozsądne ustawienie dla magazynu i księgowości, ale jeśli dane kupującego nie zostaną przy tym zapisane w samym dokumencie, przepadają.

- Zbiorczy kontrahent bez danych w dokumencie: najczęstsza przyczyna. Integracja przenosi towary i kwoty, ale nie przenosi danych osoby ani numeru zamówienia.
- Integracja przenosi tylko część pól: na przykład adres dostawy trafia, a e-mail nie. System e-paragonów podpięty pod ERP nie ma wtedy dokąd wysłać paragonu.
- Własny skrypt bez dokumentacji: ktoś napisał synchronizację pod konkretną wersję programu. Działa, dopóki nic się nie zmieni, a dopisanie nowego pola wymaga zrozumienia cudzego kodu.
- Dwa miejsca wystawiania paragonów: część sprzedaży fiskalizuje ERP, część sklep albo kurier. Bez jasnej reguły łatwo o brak paragonu albo paragon wystawiony dwa razy.

## Jak sprawdzić przyczynę u siebie w 30 minut

1. Weź trzy zamówienia internetowe z wczoraj i otwórz je w BaseLinkerze. Zapisz numer zamówienia, e-mail i adres kupującego.
2. Znajdź te same zamówienia w programie handlowym. Sprawdź, na jakiego kontrahenta są wystawione i czy w dokumencie (nagłówek, opis, atrybuty) jest numer zamówienia z BaseLinkera i e-mail kupującego.
3. Sprawdź paragon albo e-paragon do tych zamówień: kto go wystawił (ERP, BaseLinker, kurier, sklep) i na jakie dane.
4. Ustal, jak uruchamia się synchronizacja: automatycznie co kilka minut czy ręcznie, przez pracownika. Zapytaj, co się dzieje, gdy ten pracownik jest na urlopie.
5. Poszukaj dokumentacji integracji: umowy z wykonawcą, opisu, instrukcji. Jeśli nie ma nic, zapisz to, bo to zmienia wybór rozwiązania.

> **Info:** Jeśli w dokumencie w ERP nie ma ani numeru zamówienia, ani e-maila kupującego, problem leży w integracji, a nie w programie handlowym. Zmiana ustawień ERP sama tego nie naprawi.

## Trzy sposoby naprawy

**Sposoby naprawy braku danych kupującego między BaseLinkerem a ERP**

| Sposób | Na czym polega | Kiedy ma sens | Na co uważać |
| --- | --- | --- | --- |
| 1. Zmiana mapowania w obecnej integracji | Integracja zostaje, ale razem z zamówieniem przekazuje numer z BaseLinkera i dane kupującego: w polach dokumentu, atrybutach albo jako kontrahenta jednorazowego. | Integracja jest udokumentowana albo jest gotowym, utrzymywanym produktem z takim ustawieniem. | Przy własnym skrypcie bez dokumentacji to kolejna łatka na kruchym rozwiązaniu. |
| 2. E-paragony wystawiane w BaseLinkerze | Zamówienie z kompletem danych jest fiskalizowane z poziomu BaseLinkera, a kupujący dostaje link do e-paragonu mailem. Do ERP trafia tylko to, czego potrzebuje magazyn i księgowość. | ERP ma służyć głównie magazynowi i księgowości, a sprzedaż internetowa rośnie. | Wymaga drukarki fiskalnej online i jasnej reguły z księgowością, żeby nie zafiskalizować sprzedaży dwa razy. |
| 3. Nowa integracja w miejsce starej | Stary skrypt zostaje zastąpiony integracją, która działa automatycznie, przekazuje dane kupującego i ma opis działania. | Stara integracja jest nieudokumentowana, uruchamiana ręcznie albo psuje się po aktualizacjach. | Przez kilka dni obie powinny działać równolegle, z porównaniem wyników, zanim stara zostanie wyłączona. |

Sposoby można łączyć: na przykład e-paragony w BaseLinkerze i nowa, prostsza integracja do magazynu.

### Sposób 1: zmiana mapowania danych

Najszybsza droga, jeśli integracja na to pozwala. Kluczowe są dwie informacje w dokumencie w ERP: numer zamówienia z BaseLinkera (żeby zawsze znaleźć zamówienie przy zwrocie) i e-mail kupującego (żeby system e-paragonów miał dokąd wysłać paragon). Pełna kartoteka dla każdego klienta detalicznego zwykle nie jest potrzebna.

### Sposób 2: e-paragony bezpośrednio w BaseLinkerze

BaseLinker ma integracje z dostawcami e-paragonów, którzy obsługują drukarkę fiskalną online i wysyłkę linku do paragonu z panelu zamówień. Zaletą jest to, że paragon powstaje tam, gdzie są wszystkie dane zamówienia, i nie zależy od tego, co przejdzie do ERP. Przed wdrożeniem trzeba ustalić z księgowością, jak ta sprzedaż ma być ewidencjonowana w ERP, żeby jej nie fiskalizować drugi raz.

### Sposób 3: nowa integracja

Gdy stara integracja jest uruchamiana ręcznie, nie ma dokumentacji i nikt nie wie, co jeszcze od niej zależy, poprawianie jej bywa droższe niż napisanie nowej. Nowa integracja powinna działać sama, zapisywać, co i kiedy przesłała, powiadamiać o błędzie i mieć opis, który zrozumie kolejna osoba. Więcej o tej decyzji piszę w poradniku o integracjach bez dokumentacji.

## Czy każda sprzedaż wysyłkowa w ogóle potrzebuje paragonu

Zanim zaczniesz budować wystawianie e-paragonów, sprawdź z księgową, czy część Twojej sprzedaży nie jest zwolniona z obowiązku kasy. Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z kas (pozycja 41 załącznika) zwalnia dostawę towarów wysyłkowo, pocztą lub kurierem, gdy całą zapłatę sprzedawca otrzymuje na rachunek przez bank, pocztę albo SKOK, a z ewidencji wynika, czego dotyczyła wpłata i kto ją zrobił.

> **Uwaga:** To zwolnienie ma wyjątki: nie obejmuje między innymi elektroniki, komputerów i części innych towarów wymienionych w rozporządzeniu. Nie obejmuje też zamówień opłaconych gotówką, na przykład przy odbiorze osobistym w sklepie. Wątpliwości budzą przesyłki za pobraniem, dlatego decyzję, które zamówienia mogą być bez paragonu, podejmuje księgowa albo doradca podatkowy, nie integracja.

## Przy okazji: kompletacja kilku zamówień naraz

Firmy z tym problemem często mają drugi: przy pakowaniu pracownik kilka razy chodzi do tej samej półki, bo zbiera towar zamówienie po zamówieniu. Zanim zamówisz coś na zamówienie, sprawdź, ile da się osiągnąć ustawieniami zbierania i pakowania w samym BaseLinkerze. Dopiero gdy to nie wystarcza, ma sens dodatkowa automatyzacja.

## Kiedy potrzebna jest analiza przed naprawą

Jeśli integracja jest własnym skryptem bez dokumentacji, a sprzedaż stacjonarna i internetowa są rozliczane w jednym programie, wybór sposobu naprawy bez przejrzenia kodu i ustawień ERP jest zgadywaniem. Krótka analiza powinna odpowiedzieć na trzy pytania: co dokładnie robi obecna integracja, gdzie giną dane i który z trzech sposobów da najmniej ręcznej pracy przy najmniejszym ryzyku. Dopiero na tej podstawie da się rzetelnie wycenić wdrożenie.

**Źródła**

- Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902), odczyt 21.10.2026, Sejm RP, Internetowy System Aktów Prawnych: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1902/text.html

## Pytania i odpowiedzi

**Dlaczego w Comarch ERP zamówienia z BaseLinkera są na jednego kontrahenta?**

Bo integracja zapisuje sprzedaż detaliczną na zbiorczego kontrahenta, żeby nie zakładać tysięcy kartotek klientów jednorazowych. To poprawne ustawienie, pod warunkiem że numer zamówienia i dane kupującego zostają zapisane w samym dokumencie. Jeśli ich tam nie ma, trzeba zmienić mapowanie albo integrację.

**Czy e-paragon można wystawiać bezpośrednio w BaseLinkerze?**

Tak, przez integrację z dostawcą e-paragonów, który obsługuje drukarkę fiskalną online. Kupujący dostaje link do paragonu mailem. Trzeba wtedy ustalić z księgowością, jak ta sprzedaż trafia do ERP, żeby nie była fiskalizowana drugi raz.

**Czy sklep internetowy musi wystawiać paragony za każde zamówienie?**

Nie zawsze. Rozporządzenie o zwolnieniach z kas zwalnia sprzedaż wysyłkową opłaconą w całości na rachunek, gdy z ewidencji wynika, kto i za co zapłacił, z wyjątkami dla części towarów, np. elektroniki. O tym, czy zwolnienie obejmuje Twoją firmę, decyduje księgowa albo doradca podatkowy.

**Lepiej poprawić starą integrację czy zrobić nową?**

Jeśli stara integracja jest udokumentowana i działa automatycznie, zwykle wystarczy zmiana mapowania. Jeśli jest uruchamiana ręcznie, nie ma dokumentacji i psuje się po aktualizacjach, nowa integracja bywa szybsza i tańsza w utrzymaniu niż kolejne poprawki.

**Ile trwa sprawdzenie, gdzie giną dane?**

Wstępną diagnozę według listy z tego poradnika zrobisz sam w około 30 minut. Pełna analiza z przeglądem kodu integracji i ustawień ERP to zwykle kilka dni roboczych od otrzymania dostępów, zależnie od tego, czy istnieje dokumentacja.


---

SYSTEMBOX Sergiusz Siemak, Białystok. kontakt@systembox.pl, +48 570 923 234 (pn. do pt. 8 do 17).
Bezpłatna rozmowa 30 min: https://systembox.pl/umow-rozmowe. Jak wyceniam projekty: https://systembox.pl/jak-wyceniam. Cennik opieki IT: https://systembox.pl/opieka-it. Pełny kontekst: https://systembox.pl/llms-full.txt.
Projekty (systemy, integracje, automatyzacje, Recepcja AI) wyceniam indywidualnie po rozmowie. Kwoty opieki IT netto, doliczane 23% VAT.