# Faktury zakupowe z KSeF same trafiają do właściwych osób > Od wejścia KSeF faktury kosztowe są w systemie Ministerstwa Finansów, a nie w skrzynce osoby, która ma je sprawdzić. Ktoś loguje się do KSeF, pobiera, przesyła dalej i pilnuje, czy nic nie zginęło. Ustawiam automat, który robi to sam: pobiera nowe faktury zakupowe z KSeF przez oficjalne API i wysyła każdą do osób przypisanych do NIP sprzedawcy, z plikiem XML i czytelnym PDF. Adres strony: https://systembox.pl/uslugi/faktury-zakupowe-ksef ## Dla kogo - Firmy z kilkoma działami, oddziałami albo spółkami, w których fakturę za paliwo sprawdza ktoś inny niż fakturę za towar. - Księgowość, która codziennie pobiera faktury z KSeF i przesyła je mailem kierownikom do akceptacji. - Właściciel, który chce, żeby faktura od stałego dostawcy od razu trafiała do osoby, która z tym dostawcą pracuje. - Biura rachunkowe, które chcą przekazywać klientom faktury zakupowe z KSeF bez ręcznego pobierania. ## Co obejmuje - **Pobieranie z KSeF przez oficjalne API.** Automat sprawdza KSeF co 30 minut i pobiera nowe faktury, w których Wasza firma jest nabywcą. Dostęp przez token KSeF z uprawnieniem tylko do odczytu faktur: automat nie wystawi ani nie zmieni żadnej faktury. - **Odbiorcy według NIP sprzedawcy.** Tabela: NIP sprzedawcy i jeden albo kilka adresów e-mail. Faktura od dostawcy spoza tabeli idzie na adres domyślny, np. do księgowości, więc nic nie przepada. Można też wskazać osobę, która dostaje kopię każdej faktury. - **XML i PDF w każdym mailu.** Plik XML pobrany z KSeF oraz PDF w układzie wizualizacji Ministerstwa Finansów, z numerem KSeF i kodem QR do weryfikacji faktury. - **Panel do zmiany odbiorców.** Prosta tabela w przeglądarce, chroniona hasłem: nowy dostawca, zmiana osoby albo adresu bez dzwonienia do mnie. Zmiana działa od następnego sprawdzenia KSeF. - **Każda faktura raz.** Automat zapisuje numery KSeF już wysłanych faktur, więc ta sama faktura nie przyjdzie dwa razy, także po przerwie w działaniu KSeF. - **Bez magazynu faktur po mojej stronie.** Treść faktur nie jest przechowywana po wysłaniu: zostaje numer KSeF i data wysyłki. Serwer w Unii Europejskiej, token KSeF w zaszyfrowanym magazynie poświadczeń, umowa powierzenia przetwarzania danych. - **Powiadomienie także na telefon albo komunikator.** Obok maila krótka informacja o nowej fakturze: SMS, Slack, Microsoft Teams, Telegram albo WhatsApp. Sprzedawca, numer faktury i kwota, a pliki zostają w mailu. Kanał i odbiorców ustalamy dla każdej grupy dostawców osobno. - **Wysyłka, która nie ląduje w spamie.** Maile z adresu w Waszej albo mojej domenie, z poprawnie ustawionymi rekordami SPF, DKIM i DMARC. Sprawdzam to przed startem na prawdziwej skrzynce. ## Wycena i czas - Wycena: Wycena indywidualna po rozmowie i rozpisaniu zakresu (https://systembox.pl/jak-wyceniam.md) - Czas: Zwykle 1 do 2 dni roboczych od otrzymania tokenu KSeF i listy NIP z adresami - Wycena zależy głównie od liczby firm (NIP nabywcy), dla których pobieramy faktury, i od tego, czy maile mają wychodzić z Waszej domeny. Po starcie automat można objąć utrzymaniem. ## Stack KSeF API 2.0, n8n (self-hosted, UE), Wizualizacja PDF faktury, SMTP z SPF, DKIM i DMARC, Panel odbiorców w przeglądarce ## Pytania i odpowiedzi **Czy dostawcy muszą dalej wysyłać nam faktury mailem?** Nie. Faktura wystawiona w KSeF jest w KSeF i stamtąd automat ją pobiera. Mail od dostawcy przestaje być potrzebny do tego, żeby faktura dotarła do właściwej osoby. **Czy PDF z maila jest fakturą?** Fakturą jest plik XML w KSeF. PDF to jego czytelna wizualizacja z numerem KSeF i kodem QR, którym można sprawdzić fakturę w systemie Ministerstwa Finansów. Dlatego w mailu są oba pliki. **Jaki dostęp do KSeF jest potrzebny?** Token KSeF z uprawnieniem do przeglądania faktur, wygenerowany przez osobę uprawnioną w firmie. Nie potrzebuję dostępu do wystawiania faktur ani do Waszego programu księgowego. **Co z fakturą od nowego dostawcy?** Trafia na adres domyślny. Wystarczy dopisać NIP nowego dostawcy w panelu, a jego kolejne faktury pójdą już do właściwej osoby. **Czy to zastępuje program księgowy?** Nie. Program księgowy dalej pobiera faktury do księgowania. Automat dba o drugą stronę: żeby osoba, która ma fakturę sprawdzić albo zatwierdzić, dostała ją od razu, bez pośrednika. **Czy informacja o fakturze może przyjść SMS-em albo na Slacka?** Tak. Obok maila z plikami automat może wysłać krótką wiadomość SMS albo na Slacka, Microsoft Teams, Telegram lub WhatsApp, np. kierownikowi, który ma fakturę zatwierdzić. Pliki faktury zostają w mailu, w komunikatorze jest tylko sprzedawca, numer i kwota. **Czy jedna faktura może iść do kilku osób?** Tak. Do jednego NIP sprzedawcy można przypisać kilka adresów, np. kierownika działu i księgowość. ## Powiązane usługi - https://systembox.pl/uslugi/automatyzacje.md - https://systembox.pl/uslugi/konfiguracja-systemow.md - https://systembox.pl/uslugi/utrzymanie-wdrozenia.md ## Czytaj więcej - [Jak automatycznie wysyłać faktury zakupowe z KSeF na maila właściwym osobom](https://systembox.pl/blog/faktury-zakupowe-z-ksef-na-maila-wedlug-nip.md) - [KSeF 2026: kompletny przewodnik dla MŚP. Co się zmienia i ile to kosztuje](https://systembox.pl/blog/ksef-2026-przewodnik-msp.md) --- SYSTEMBOX Sergiusz Siemak, Białystok. kontakt@systembox.pl, +48 570 923 234 (pn. do pt. 8 do 17). Bezpłatna rozmowa 30 min: https://systembox.pl/umow-rozmowe. Jak wyceniam projekty: https://systembox.pl/jak-wyceniam. Cennik opieki IT: https://systembox.pl/opieka-it. Pełny kontekst: https://systembox.pl/llms-full.txt. Projekty (systemy, integracje, automatyzacje, Recepcja AI) wyceniam indywidualnie po rozmowie. Kwoty opieki IT netto, doliczane 23% VAT.