W obliczu kryzysu większość firm dąży do oszczędności czasu i pieniędzy. Nie każdy wie jednak o tym, że zamiast ciąć koszty lepiej usprawnić przepływ pracy i zwiększyć obroty. Narzędzia IT oferują w tym zakresie wiele możliwości – również firmom stacjonarnym. Dowiedź się, jakie korzyści niesie za sobą automatyzacja pracy. ​

Zarządzanie firmą podczas kryzysu

Obecna sytuacja związana z pandemią COVID-19 stawia przedsiębiorców przed nowymi wyzwaniami. Nie tylko firmy internetowe, ale również te, których usługi muszą być wykonywane fizycznie, rozglądają się za możliwościami lepszego zarządzania procesami biznesowymi. Jest to możliwe za sprawą narzędzi informatycznych, które przede wszystkim:

• umożliwiają wykonywanie czynności na odległość,
• usprawniają pracę, która do tej pory była wykonywana ręcznie,
• ograniczają ilość pracy poprzez jej automatyzację.

Korzystanie z takich rozwiązań sprawdzi się nie tylko w obliczu kryzysu i obostrzeń, ale też pomoże zaoszczędzić czas i pieniądze w dalszej perspektywie.

Jakie narzędzia IT warto wykorzystać w firmie?

Nowoczesne przedsiębiorstwa wykorzystują potencjał technologii i internetu, by usprawnić pracę swoich pracowników, a także ułatwić dokonywanie zamówień po stronie klientów. Rodzajów narzędzi jest tak wiele, jak potrzeb firm – poniżej przedstawiamy te najpopularniejsze.

Dedykowane oprogramowanie online

Są to te narzędzia, do których dostęp mamy z poziomu przeglądarki internetowej, czyli:

• aplikacje online (np. ułatwiające importowanie lub eksportowanie produktów do sklepu internetowego z zewnętrznych źródeł),
• serwisy www (np. wysyłka e-mail lub wiadomości sms do klientów),
• systemy rezerwacji usług online (np.dla usług medycznych, hotelarskich, kosmetycznych, fryzjerskich, czy warsztatów samochodowych).
• systemy magazynowania towarów z obsługą czytników kodów kreskowych – które bardzo ułatwiają zarządzanie i obsługę sklepów internetowych (online) oraz stacjonarnych (offline),
• systemy do analizy danych biznesowych – czyli narzędzia, jakie oferują systemy Business Intelligence (analityki biznesowej). Wspierają one pracę i rozwój każdej organizacji – niezależnie od jej wielkości, czy rodzaju prowadzonej działalności,
• oprogramowanie do zgrywania danych np. z urządzeń pomiarowych bądź innych tego typu – umożliwiające przeniesienie ich do jedynej bazy danych,
• narzędzia kopiujące i zabezpieczające (wykonujące automatyczny backup) danych z komputerów firmowych.

Porządkowanie danych

Sprawny biznes nie znosi bałaganu. Dane kontrahentów na pendrive, informacje o transakcjach w aplikacji, a stan magazynowy zapisany na kartce – a gdyby to wszystko połączyć? Potrzebne dane zawsze pod ręką i nigdy więcej ręcznego uzupełniania – takie korzyści zapewniają kompleksowe rozwiązania IT.

Możliwość przenoszenia i zarządzania danymi między różnymi obszarami roboczymi daje przewagę w obsłudze procesów biznesowych takich jak np.:

• sprzedaż,
• sprzedaż B2B,
• płatności,
• rozliczenia,
• kontrola stanów magazynowych,
• kontrola zamówień i rezerwacji,
• zarządzanie treścią między sklepem lub witryną internetową a mediami społecznościowymi.

Odpowiednie integracje z bazami danych umożliwiają synchronizację informacji, plików i danych między różnymi systemami i nośnikami.

Automatyzacja pracy

Niektóre czynności wykonywane ręcznie marnują czas pracowników i są obarczone dużym ryzykiem błędu. Mowa tu m.in. o wyliczeniach czy konstruowaniu wzorów dokumentów, ale nie tylko. W praktyce większość żmudnych i powtarzalnych prac biurowych można zautomatyzować, zyskując w ten sposób czas na rzeczy faktycznie ważne dla rozwoju firmy.

Wśród czynności, które program może wykonać za nas, jest m.in.:

• tworzenie list płacowych z uwzględnieniem różnych zmiennych,
• wyliczanie wynagrodzeń,
• tworzenie dokumentów ze wzorów i szablonów,
• przeliczanie walut,
• monitorowanie oraz aktualizacja stanu dostępnych produktów,
• zarządzanie sprzedażą (np. wprowadzanie informacji o rabatach),
• publikowanie danej treści w wielu miejscach jednocześnie,
• monitorowanie terminów ważności produktów (towarów na stanie) oraz – w razie potrzeby, wycofywanie ich ze sprzedaży,
• uruchamianie promocji na określony przez użytkownika czas oraz jej wyłączanie,
• automatyczne przypominanie np. o rezerwacjach/spotkaniach – drogą mailową, smsową czy telefoniczną (do odbiorcy telefonuje zaprogramowany bot), 
• generowanie różnego rodzaju raportów biznesowych,
• kopiowanie danych z witryn internetowych lub sklepów online do plików excel, csv i baz danych,
• wirtualny użytkownik, czyli stymulacja działań użytkownika przy komputerze według założonych algorytmów. Niektóre jego funkcje to np. uruchomienie aplikacji, przeglądarki internetowej i przekazanie dla nich działań. 

Jakie są korzyści korzystania z narzędzi IT?

Zarządzając firmą przez internet i powierzając część prac narzędziom online, przedsiębiorca zyskuje czas – zarówno swój, jak i pracowników. To z kolei przekłada się na oszczędności. „Pozbywając się” pracy żmudnej, można skupić się na tej, która przynosi realne korzyści finansowe. Co więcej, w przypadku narzędzi online można to robić z niemal dowolnego miejsca na świecie (biura, domu, restauracji, czy hotelu) – bo aby z nich korzystać, potrzebujemy jedynie danych do logowania i urządzenia z dostępem do internetu.