Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest SERGIUSZ SIEMAK SYSTEMBOX, z siedzibą w Białymstoku, ul. Wąska 4/U1, 15-481 Białystok, NIP 966-211-49-48, REGON 368242169 (dalej: „Administrator" lub „SYSTEMBOX").

Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

• telefon: +48 570 923 234
• e-mail: kontakt@systembox.pl
• adres: ul. Wąska 4/U1, 15-481 Białystok

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy wyłącznie te dane, które są niezbędne do realizacji konkretnego celu. W praktyce są to:

• Dane z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, treść wiadomości.
• Dane podawane w korespondencji: informacje, które samodzielnie przekazujesz w e-mailach, wiadomościach głosowych lub rozmowach telefonicznych.
• Dane z pozostałych formularzy: numer telefonu, gdy prosisz o oddzwonienie asystentki głosowej albo uruchamiasz demo recepcji (razem z nagraniem i transkrypcją tej rozmowy); adres e-mail i odpowiedzi w teście gotowości do automatyzacji; adres e-mail, imię i wartości suwaków w kalkulatorze strat; adres e-mail przy zapisie na newsletter.
• Źródło wejścia: jeśli trafiasz na stronę z reklamy, przeglądarka zapamiętuje lokalnie identyfikator kliknięcia (gclid, fbclid) i parametry utm przez 90 dni i dokłada je do formularza, który sam wypełnisz, oraz do notatki przy rezerwacji rozmowy. Dzięki temu wiem, która reklama przyprowadziła rozmowę, i mogę zgłosić to do systemu reklamowego jako konwersję. Nic z tego nie jest wysyłane, dopóki nie wyślesz formularza.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, strona źródłowa, czas wizyty, zbierane automatycznie przez logi serwera i narzędzia analityczne (patrz pkt 8). Adres IP służy też do limitowania liczby zgłoszeń z jednego adresu (ochrona przed nadużyciem formularzy telefonicznych i SMS), w formie skrótu przechowywanego do 24 godzin.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:

• Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego, oddzwonienie, wysyłka wyniku testu albo kalkulatora oraz działania przed zawarciem umowy, podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Kontakt z każdego formularza trafia do mojego CRM (HubSpot), żebym nie zgubił zgłoszenia.
• Newsletter i wpisy wysyłane po zapisie (trzy wpisy z cenami po kalkulatorze), podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), którą cofasz jednym kliknięciem w stopce maila.
• Ochrona formularzy przed nadużyciem (limity zgłoszeń, pole pułapka na boty), podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Realizacja umowy o świadczenie usług informatycznych, automatyzacji lub opieki, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wystawianie faktur i prowadzenie księgowości, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych).
• Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Analityka i poprawa jakości strony, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona przez banner cookies).

4. Okres przechowywania danych

• Dane z formularza kontaktowego, bez zawarcia umowy: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Dane klientów, z którymi zawarta została umowa: przez okres trwania umowy oraz przez 5 lat po jej zakończeniu (obowiązki podatkowe i okres przedawnienia roszczeń).
• Faktury i dokumenty księgowe: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Logi serwera i dane analityczne: do 14 miesięcy.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, z którymi współpracujemy przy świadczeniu usług, w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania:

Konkretnie, z nazwy, bo taką samą listę dostajesz w umowie powierzenia, gdy zostajesz klientem:

• Vercel Inc. (USA, serwery tej strony w regionie Frankfurt): hosting strony i jej formularzy; transfer na podstawie EU-US Data Privacy Framework.
• HubSpot (HubSpot Ireland Ltd., dane w centrum danych w UE): CRM, do którego trafia każde zgłoszenie z formularzy: imię, e-mail, telefon, firma, treść i źródło wejścia.
• Resend (USA): wysyłka maili z tej strony: potwierdzenia, wynik testu, rachunek z kalkulatora, podsumowanie rozmowy z asystentką; transfer na podstawie standardowych klauzul umownych.
• SendPulse (Litwa, UE): newsletter i trzy wpisy wysyłane po zapisie w kalkulatorze.
• ElevenLabs (USA): silnik asystentki głosowej Ady i demo recepcji: numer telefonu, nagranie i transkrypcja rozmowy; transfer na podstawie standardowych klauzul umownych. Rozmowa zaczyna się od informacji, że mówi asystentka i że jest nagrywana.
• SerwerSMS.pl (Polska): wysyłka SMS-ów z linkiem do testu i potwierdzeń w demo.
• Upstash (magazyn danych tej strony w UE): identyfikator sesji demo na 30 minut oraz skróty liczników zgłoszeń (adres IP, numer, e-mail w postaci klucza) do 24 godzin.
• n8n na moim serwerze (serwer w Unii Europejskiej): bramka SMS, orkiestracja demo i powiadomienia do mnie; bez podmiotów trzecich poza wymienionymi.
• cal.eu (Cal.com, instancja utrzymywana w UE): kalendarz rezerwacji rozmów: imię, e-mail, wybrany termin i notatka.
• Google Ireland Ltd.: Google Analytics 4 (anonimizacja IP, po zgodzie na cookies analityczne) oraz identyfikator kliknięcia Google Ads przy zgłoszeniu z reklamy.
• Meta Platforms Ireland Ltd.: Meta Pixel, wyłącznie po zaakceptowaniu cookies marketingowych.
• biuro rachunkowe obsługujące SYSTEMBOX oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF) przy fakturach B2B, zgodnie z obowiązkiem ustawowym,
• podmioty świadczące usługi prawne lub doradcze, organy publiczne wyłącznie na podstawie przepisów prawa.

Każdy podmiot przetwarzający dane w moim imieniu robi to na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO. Wzór umowy powierzenia, którą podpisuję z klientami, jest jawny na stronie /dokumenty.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Część narzędzi, z których korzystamy (np. Google Analytics, dostawcy infrastruktury chmurowej), może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku transfer odbywa się w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub decyzje o adekwatności poziomu ochrony danych (np. EU-US Data Privacy Framework).

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci prawa:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), w sytuacjach określonych w art. 17 RODO,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych do innego administratora,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza RODO.

Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@systembox.pl lub zadzwoń na +48 570 923 234. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

8. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Strona używa plików cookies (ciasteczek) oraz podobnych technologii w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies techniczne, niezbędne),
• zapamiętania Twoich preferencji (cookies funkcjonalne),
• analizy ruchu i sposobu korzystania ze strony (cookies analityczne).

Cookies analityczne i marketingowe są używane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach banera cookies lub w ustawieniach przeglądarki.

Strona może korzystać z następujących dostawców usług analitycznych: Google LLC (Google Analytics), jeśli została wyrażona zgoda. Narzędzia te zbierają dane w sposób zanonimizowany lub pseudonimizowany.

9. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych (w tym profilowanie), które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Twoją sytuację.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania odpowiedzi na zapytanie oraz zawarcia i wykonania umowy. Brak wymaganych danych uniemożliwia nam nawiązanie współpracy.

11. Zmiany polityki prywatności

Politykę mogę zmieniać, np. w reakcji na zmiany w przepisach lub w wykorzystywanych narzędziach. Aktualną wersję znajdziesz zawsze pod tym adresem, z datą obowiązywania u góry dokumentu.

14. Co się zmieniło od kwietnia 2026 r.

12 września 2026: pełna lista podmiotów przetwarzających z nazwy i lokalizacją (sekcja 5), w tym HubSpot jako CRM dla wszystkich formularzy, Resend, ElevenLabs, Upstash, SerwerSMS i cal.eu, które wcześniej były opisane ogólnie. Opis zapamiętywania źródła wejścia (gclid, utm) i limitów zgłoszeń (sekcja 2 i 3). Statyczna checklista PDF przestała być wysyłana.

15 maja 2026: migracja systemu newsletterowego z MailerLite na SendPulse (Litwa, RODO-zgodny). Newsletter, drip-automation po pobraniu lead-magnetu (PDF audyt 27 pytań) oraz wysyłka maili kontaktowych odbywa się teraz z infrastruktury SendPulse z autoryzowaną domeną wysyłkową systembox.pl (DKIM, SPF, DMARC zgodnie z RFC 7489). Twoje obecne dane subskrybenta zostały przeniesione w trybie ciągłości procesu, na podstawie wcześniej udzielonej zgody marketingowej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

1 lutego 2026: wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla wszystkich firm B2B w Polsce. Faktury wystawiane przez SYSTEMBOX są od tego dnia automatycznie przekazywane do KSeF i archiwizowane zgodnie z ustawą o VAT (art. 106nf-106nj). Dane na fakturze są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

11 lutego 2026: wszedł w życie Data Act EU (rozporządzenie 2023/2854 Parlamentu Europejskiego). Użytkownik ma rozszerzone prawo do przenoszenia danych z usług świadczonych w chmurze. Jeśli korzystasz z naszych automatyzacji (n8n self-hosted), masz prawo zażądać eksportu wszystkich workflow w formacie JSON i przeniesienia do innego dostawcy. Realizacja w terminie 30 dni od żądania, bez dodatkowych kosztów.

Podmioty przetwarzające dodane w 2026: SendPulse (newsletter), Meta Pixel (tylko po zaakceptowaniu cookies marketingowych), Krajowy System e-Faktur (faktury B2B), a od września pozostałe z nazwy. Pełna lista w sekcji 5 niniejszej polityki.

15. Kontakt w sprawach RODO

W każdej sprawie związanej z ochroną Twoich danych osobowych, w tym do złożenia żądania dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania, przeniesienia danych lub cofnięcia zgody, napisz na kontakt@systembox.plz dopiskiem „RODO” w temacie. Odpowiadam w terminie do 30 dni (art. 12 ust. 3 RODO).

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, kancelaria@uodo.gov.pl, +48 22 531 03 00).