KSeF — automatyzacja e-faktur w 2 tygodnie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wszedł obowiązkowo 1 lutego 2026. Każda firma w PL musi wystawiać faktury B2B przez KSeF — penalty za niezgodność: 100% wartości VAT. Spinam Twój ERP (Subiekt, Comarch, Symfonia, Optima) z KSeF API + workflow n8n. Bez ręcznego klepania, z retry policy gdy KSeF padnie, z archiwum 10 lat zgodnie z ustawą.
Kiedy ma to sens
- Firmy 5-50 osób z Subiektem / Comarchem, które do tej pory wystawiały faktury "po staremu" (PDF + email).
- Sklepy e-commerce z 100+ zamówieniami B2B/mies, w których księgowa kopiuje dane między systemami.
- Firmy produkcyjne i hurtownie, gdzie faktury przed KSeF były wystawiane wieczorami przez właściciela.
- Działy księgowe, którzy chcą przyjmować faktury od dostawców automatycznie z KSeF (bez ręcznego pobierania PDF).
Co dostajesz w pakiecie
Audyt zgodności KSeF (1 dzień)
Sprawdzam Twój obecny stack (ERP/sklep/księgowość). Lista co trzeba zmienić, co zostanie. Pokazuję 3 scenariusze zgodności: minimalny (manual fallback), pełny (automatyczny), premium (auto + audytowanie).
Integracja Subiekt/Comarch ↔ KSeF API
Workflow w n8n self-hosted: każda faktura z ERP automatycznie wpada do KSeF, numer UPO przypisywany jako referencja w księgowości. Retry policy na 24h gdy KSeF padnie (zdarza się — średnio 2× w miesiącu).
Odbiór faktur od dostawców (KSeF pull)
Twoja firma pobiera automatycznie faktury wpływające z KSeF — bez ręcznego logowania, bez pobierania PDF. Trafiają do Twojej księgowości w 15 minut od wystawienia przez dostawcę.
Archiwum + raport audytowy (10 lat)
Każda faktura + UPO zachowane w Twoim repozytorium (Google Drive / S3 / NAS). Raport miesięczny dla księgowej i kontroli US.
Monitoring i alerty
SMS gdy KSeF padnie, dashboard ze status faktur (wysłane/UPO/odrzucone). Powiadomienie 7 dni przed terminem dla faktur "stuck in queue".
Na czym pracuję
Hurtownia odzieży B2B
Łódź
Hurtownia 18 osób, ~400 faktur miesięcznie. PRZED: właściciel wystawiał faktury wieczorami w Subiekcie, kopiował PDF do księgowości, drukował i pakował. 3-4h dziennie. WDROŻENIE (2 tygodnie, 4 900 zł): workflow n8n → Subiekt webhook → KSeF API → księgowość → Google Drive archiwum. PO: 0 ręcznych eksportów. Każda faktura w KSeF w 90 sekund po zaksięgowaniu wpłaty. Właściciel wraca do domu o 17:00 zamiast 21:00.
Cena i czas
Cena obejmuje 30 dni opieki po wdrożeniu (poprawki, monitoring). Po tym opieka opcjonalna od 590 zł/mc. KSeF API audyt zgodności na żywo z prawnikami SYSTEMBOX (drugi etap, jeśli chcesz).
Typowe pytania
Co jeśli KSeF będzie miał awarię (jak w 2024)?
Mój workflow ma retry policy 24h + offline queue. Faktury wystawione w czasie awarii lecą do KSeF automatycznie po przywróceniu. Plus alert SMS dla Ciebie, żebyś wiedział że jest problem. W ostateczności — fallback do faktur "po staremu" (PDF + email) z automatycznym dosłaniem do KSeF gdy wróci.
Czy mogę wystawiać faktury z faktury offline (np. POS w sklepie)?
Tak — KSeF ma dedykowany tryb dla offline (faktura wystawiona offline + dosyłka do 7 dni). Workflow obsługuje to automatycznie.
Czy potrzebuję certyfikatu KSeF / specjalnej autoryzacji?
Tak — autoryzujesz Twoją firmę w KSeF przez profil zaufany lub kwalifikowany podpis. Pomagam w tej procedurze (1h zdalnie). Sam musisz mieć profil zaufany.
Co z fakturami uproszczonymi (do 450 zł)?
Faktury uproszczone mogą nadal być wystawiane bez KSeF do 31 grudnia 2026. Workflow obsługuje obie ścieżki (full KSeF + simplified) i decyduje na podstawie wartości.
Czy współpracujesz z księgową/biurem rachunkowym?
Tak — to standardowy element wdrożenia. Po implementacji prowadzę 1h szkolenia dla księgowej (Twojej lub z biura), pokazuję jak pobierać raporty + obsługiwać błędy. Plus FAQ PDF dla nich.
Co jeśli mój ERP nie wspiera KSeF API natywnie?
Większość polskich ERP (Subiekt GT, Comarch ERP XL, Comarch Optima, Symfonia) ma KSeF integration native lub przez plugin. Jeśli Twój ERP NIE ma — zbuduję adapter w n8n. To dodatkowe 2-4 dni pracy.
Pół godziny rozmowy. Zero kosztów. Konkretne wnioski.
Jeśli ksef — automatyzacja e-faktur w 2 tygodnie brzmi jak coś, czego szukasz — umów rozmowę. Mówię wprost czy to ma sens.
Umów bezpłatną rozmowę →