Zostały cztery miesiące bez kar.
KSeF obowiązuje wszystkie firmy od 1 kwietnia 2026, ale do 31 grudnia 2026 urzędy nie nakładają sankcji — ani za błędy, ani za brak wdrożenia. Od 1 stycznia 2027 wystawienie faktury poza systemem kosztuje do 100% kwoty VAT z dokumentu, minimum 1 000 zł.
To znaczy jedno: masz jeszcze okno, żeby wdrożyć to spokojnie i przetestować na spokojnie, zanim pomyłka zacznie kosztować. Za cztery miesiące tego okna już nie będzie, a wdrożenia robione pod presją terminu wyglądają dokładnie tak, jak się spodziewasz.
Wpięte w dwa tygodnie
Jedno źródło faktur, stała cena, działający obieg na koniec. Kilka źródeł naraz to pakiet Standard — powiem to na audycie, zanim wystawię fakturę.
Licencja modułu KSeF do Twojego ERP jest po stronie producenta oprogramowania i nie wchodzi w tę kwotę. Mówię to od razu, żeby nie było niespodzianki.
Porozmawiajmy o KSeF- 01
Inwentaryzacja źródeł faktur
Sprawdzam, skąd u Ciebie realnie wychodzą faktury: ERP, sklep, marketplace, arkusz, a czasem po prostu skrzynka pocztowa właściciela. Bez tego kroku wdrożenie łapie tylko część obiegu, a reszta cicho zostaje poza systemem.
- 02
Wpięcie ERP w KSeF API
Subiekt GT, Comarch ERP XL i Optima, Symfonia albo bezpośrednio n8n, jeśli faktury powstają poza ERP. Każda faktura leci do KSeF automatycznie, a numer UPO wraca jako referencja do księgowości.
- 03
Kolejka ponowień i alerty
Przerwy techniczne po stronie systemu się zdarzają i nie da się ich uniknąć. Da się natomiast zrobić tak, żeby nic nie przepadło: nieudane wysyłki wracają do kolejki na 24 godziny, a Ty dostajesz powiadomienie, zanim zauważy to księgowa.
- 04
Odbiór faktur zakupowych
Druga strona obowiązku, o której często się zapomina. Faktury od dostawców pobierają się automatycznie i trafiają do księgowości bez ręcznego logowania i ściągania PDF-ów.
- 05
Dokumentacja i szkolenie zespołu
Spisane, co się dzieje z fakturą od momentu wystawienia, co zrobić, gdy coś nie przejdzie, i kto za co odpowiada. Plus godzina z zespołem, żeby wiedzieli, gdzie patrzeć, kiedy klient zapyta o dokument.
Co już obowiązuje, a co dopiero zacznie kosztować
Wokół KSeF krąży dużo nieaktualnych informacji, bo terminy były przesuwane kilka razy. Poniżej stan na dziś — cztery daty, z których jedna już minęła, a jedna zmienia wszystko.
- 1 lutego 2026
Start dla największych — i odbiór dla wszystkich
Podatnicy o sprzedaży powyżej 200 mln zł brutto zaczęli wystawiać faktury w KSeF. Od tego samego dnia wszystkie firmy mają obowiązek faktury w KSeF odbierać — także te, które jeszcze nie musiały wystawiać.
- 1 kwietnia 2026
Obowiązek dla wszystkich pozostałych — to obowiązuje dziś
Małe firmy, jednoosobowe działalności, sklepy internetowe i sprzedawcy na marketplace’ach wystawiają faktury przez KSeF. Nie ma grupy zwolnionej — obowiązek dotyczy praktycznie całego obrotu B2B.
- 31 grudnia 2026
Koniec okresu przejściowego
Do tego dnia działa limit: sprzedaż z faktur wystawionych poza KSeF nie powinna przekraczać 10 000 zł brutto miesięcznie. Do tego dnia można też jeszcze wystawiać faktury z kas fiskalnych. Od 1 stycznia 2027 obie możliwości znikają.
- 1 stycznia 2027
Wchodzą sankcje
Za wystawienie faktury poza obowiązkowym KSeF: do 100% kwoty VAT z dokumentu, a przy fakturach bez VAT do 18,7% wartości brutto. Minimum 1 000 zł za naruszenie. To jest data, która zamyka okno na spokojne wdrożenie.
Czego w tym pakiecie nie ma
KSeF to temat, na którym łatwo sprzedać strach przed karą. Dlatego mówię wprost, gdzie kończy się to, co mogę zrobić.
- Nie doradzam podatkowo. Nie powiem Ci, jak zakwalifikować transakcję ani co zrobić z korektą — od tego jest Twoja księgowa albo doradca podatkowy.
- Nie kupuję za Ciebie licencji. Moduł KSeF i Web API do Twojego ERP to koszt po stronie producenta oprogramowania, nie mój.
- Nie migruję historii faktur sprzed wejścia obowiązku. To osobna robota i osobna wycena, jeśli w ogóle ma sens.
- Nie obiecuję, że KSeF nie będzie miał przerw. Odpowiadam za to, żeby przerwa nie oznaczała utraconej faktury — nie za dostępność systemu państwowego.
- Nie wezmę tego, jeśli Twój program do faktur nie ma ani API, ani modułu KSeF. Powiem to na audycie, zanim weźmiesz fakturę, a nie w trzecim tygodniu.
Nie jestem doradcą podatkowym, a ta strona nie jest poradą podatkową. To opis usługi technicznej: wpięcia Twoich systemów w KSeF. Terminy i sankcje podane wyżej pochodzą z przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF — przed decyzją potwierdź je u swojej księgowej albo doradcy podatkowego.
To, o co pytają najczęściej
Spóźniłem się — obowiązek trwa od kwietnia. Co mi grozi?
Do 31 grudnia 2026 nie ma sankcji za wystawianie faktur poza KSeF ani za brak wdrożenia. Sankcje wchodzą 1 stycznia 2027 i wynoszą do 100% kwoty VAT z dokumentu, minimum 1 000 zł za naruszenie. Do końca 2026 działa też limit 10 000 zł brutto miesięcznie na faktury wystawione poza systemem. Masz więc kilka miesięcy na spokojne wdrożenie i to jest najlepszy moment, jaki będzie.
Ile to kosztuje i od czego zależy cena?
Wpięcie jednego źródła faktur — na przykład samego ERP — mieści się w pakiecie Quick Win: 4 900 zł netto, 1–2 tygodnie. Jeśli faktury powstają w kilku miejscach naraz (ERP plus sklep plus marketplace), to pakiet Standard: 17 900 zł netto, 3–4 tygodnie. Dokładną kwotę podaję po audycie, kiedy wiem, ile źródeł faktycznie masz.
Mam Subiekta / Comarcha / Symfonię. Da się to wpiąć?
Tak, wszystkie trzy mają moduł KSeF albo API, przez które da się to zrobić. Licencja na ten moduł jest po stronie producenta oprogramowania i nie wchodzi w cenę wdrożenia. Jeśli Twój program nie ma ani jednego, ani drugiego, powiem to na audycie i nie wezmę zlecenia.
Co się stanie, jeśli KSeF akurat nie działa?
Faktura nie przepada. Nieudana wysyłka wraca do kolejki i jest ponawiana przez 24 godziny, a jeśli dalej nie przechodzi, dostajesz powiadomienie. To jest część pakietu, nie dodatek — bo bez tego pierwsza dłuższa przerwa oznacza ręczne nadrabianie kilkuset dokumentów.
Czy mogę wystawiać faktury z kasy fiskalnej?
Do 31 grudnia 2026 tak. Od 1 stycznia 2027 ta możliwość wygasa w relacjach B2B i dokument musi przejść przez KSeF. Jeśli dziś część Twojej sprzedaży idzie tą drogą, to jest ta część, którą trzeba przenieść najpierw.
Nie wiesz, ile źródeł faktur masz u siebie?
To normalne i to jest właśnie pierwszy punkt tego pakietu. Zacznij od rozmowy — po piętnastu minutach będziesz wiedział, czy mieścisz się w Quick Winie, czy to już Standard.