Ile kosztuje opieka IT dla firmy

Krótka odpowiedź: stała opieka IT dla firmy 5–15 osób kosztuje w Polsce 800–2 000 zł netto miesięcznie. Dla firmy 15–30 osób jest to 2 500–5 500 zł, a dla rozbudowanych środowisk z kilkoma lokalizacjami 6 000–12 000 zł. Praca poza abonamentem rozlicza się po 200–280 zł netto za godzinę. Jednorazowy audyt bezpieczeństwa zaczyna się od 3 000 zł.

Dłuższa odpowiedź zaczyna się od tego, dlaczego tych liczb tak trudno znaleźć. Większość firm IT nie publikuje cen, bo woli poznać wielkość klienta przed wyceną. Pozostaje więc dziesiątki artykułów o tym, że „koszt zależy od wielu czynników", które kończą się formularzem kontaktowym. Zrobiłem najprostszą możliwą rzecz: wszedłem na strony tych, którzy ceny podają, i przepisałem je razem z zakresem. Wszystko poniżej da się sprawdzić w minutę.

Abonament miesięczny: pełne zestawienie

Dwie firmy dzielą ofertę według liczby stanowisk, jedna według wielkości środowiska. Progi są zaskakująco zbieżne, co sugeruje, że rynek ma ustalone poczucie, gdzie kończy się „mała firma".

• Dostawca A (Warszawa, outsourcing IT dla firm): MINI dla 1–5 stanowisk od 1 200 zł miesięcznie, reakcja 1 dzień roboczy. STANDARD do około 20 stanowisk od 3 000 zł, reakcja poniżej 4 godzin. PREMIUM dla 20–40 stanowisk z krytycznym IT od 6 000 zł, reakcja poniżej godziny.
• Dostawca B (outsourcing IT, cennik ogólnopolski): pakiet podstawowy dla 5–15 pracowników 800–2 000 zł miesięcznie. Standard dla 15–30 pracowników 2 500–5 500 zł. Premium dla kilku lokalizacji 6 000–12 000 zł.
• Dostawca C (outsourcing IT, cennik ogólnopolski): outsourcing IT od 1 500 zł miesięcznie, bez podziału na pakiety w publicznym cenniku.
• SYSTEMBOX: rozliczenie za stanowisko, minimum 5 stanowisk. Start 149 zł za stanowisko miesięcznie z reakcją do 4 godzin roboczych, Standard 199 zł z reakcją do 2 godzin i dwiema wizytami w miesiącu, Pełna 279 zł z reakcją do godziny i wizytami bez limitu. Dla firmy dziesięcioosobowej daje to odpowiednio 1 490, 1 990 i 2 790 zł miesięcznie.

Dostawca B jako jedyny podaje przykłady wycen dla konkretnych profili firm i to najbardziej użyteczna część całego zestawienia. Biuro rachunkowe na 12 stanowisk: 1 400–1 900 zł miesięcznie. Firma handlowa lub produkcyjna na 28 stanowisk: 3 800–4 800 zł. Agencja marketingowa albo software house na 42 stanowiska: 7 500–9 500 zł. Jeśli szukasz punktu odniesienia dla własnej firmy, to są liczby najbliższe rzeczywistości ze wszystkiego, co znalazłem.

Stawki godzinowe i prace jednorazowe

Abonament pokrywa ustalony zakres. Wszystko poza nim idzie po stawce godzinowej i tutaj rynek jest zgodny co do rzędu wielkości, ale rozróżnia rodzaj pracy.

• Helpdesk, czyli wsparcie użytkowników: 200 zł za godzinę (Dostawca A).
• Administracja serwerami i siecią: 280 zł za godzinę (Dostawca A).
• SYSTEMBOX: 180 zł za godzinę, jedna stawka niezależnie od rodzaju pracy, z szacunkiem podanym przed startem. Wizyta na miejscu w Białymstoku 150 zł, a w pakiecie Standard dwie wizyty miesięcznie są w cenie.
• Przegląd IT: od 2 000 zł. Audyt bezpieczeństwa: od 3 000 zł. Podłączenie do KSeF: od 800 zł. Kopie zapasowe i odtwarzanie: od 1 500 zł. Automatyzacja powtarzalnej pracy jako projekt: od 5 000 zł (wszystko Dostawca A).

Liczba, w którą sam nie wierzę

Każdy cennik outsourcingu prędzej czy później porównuje się do kosztu administratora na etacie i tu trafiłem na kwotę, której nie potrafię obronić. Dostawca B podaje realny miesięczny koszt administratora IT jako 18 000–25 000 zł, licząc wynagrodzenie, składki, urlopy i sprzęt.

Ta liczba wygląda na policzoną od seniora w dużym mieście. Przy wynagrodzeniu, jakie w 2026 dostaje administrator z kilkuletnim doświadczeniem poza Warszawą, plus składki po stronie pracodawcy i amortyzacja sprzętu, wychodzi wyraźnie mniej. Podaję ją, bo jest w cenniku i chcę być uczciwy wobec źródła, ale nie użyłbym jej w rozmowie z klientem. Argument za outsourcingiem nie potrzebuje podkręconej liczby po drugiej stronie.

Czego nie ma w żadnym z tych cenników

Wszystkie trzy cenniki opisują zakres podobnie: helpdesk, monitoring, aktualizacje, kopie zapasowe, administracja. To rozsądna lista i większość firm dostaje dokładnie to, za co płaci. Są jednak cztery rzeczy, które w opisach zakresu nie występują, a które w praktyce decydują o tym, czy opieka faktycznie działa.

1. Monitoring terminów, a nie tylko dostępności

Monitoring dostępności odpowiada na pytanie „czy serwer żyje". Nie odpowiada na pytanie „co wygasa za dwa tygodnie". Certyfikat SSL od Let’s Encrypt jest ważny 90 dni i odnawia się automatycznie, dopóki mechanizm na serwerze działa. Kiedy przestanie działać, nikt nie dostaje alertu, bo serwer nadal odpowiada. Po prostu każdy odwiedzający widzi ostrzeżenie przeglądarki zamiast strony. To samo dotyczy terminów domen i certyfikatów komercyjnych odnawianych ręcznie raz do roku.

2. Test odtworzenia kopii zapasowej

Wykonywanie kopii jest w każdym pakiecie. Odtwarzanie kopii nie jest w żadnym opisie zakresu. Kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, nie jest kopią zapasową, tylko nadzieją, a dzień awarii jest najgorszym możliwym momentem, żeby się dowiedzieć, że archiwum jest niekompletne albo baza nie wstaje.

3. Umowa powierzenia przetwarzania danych

Dostawca opieki IT ma dostęp do systemów, w których są dane osobowe klientów i pracowników. To oznacza, że jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu RODO i potrzebna jest umowa powierzenia. Nie widziałem jej wymienionej w żadnym z tych cenników jako element pakietu. Zapytaj o nią przed podpisaniem, bo odpowiedzialność jest po Twojej stronie.

4. Co się dzieje, kiedy kończycie współpracę

Kto ma hasła, gdzie leżą kopie, czy dostaniesz dokumentację i w jakim formacie. Firma, która nie chce tego zapisać w umowie, buduje uzależnienie zamiast usługi. Pytanie „co dostanę, jeśli za rok się rozstaniemy" jest jednym z najlepszych testów dostawcy opieki, jakie znam.

Jak czytać te widełki dla własnej firmy

Liczba stanowisk jest wygodna do wyceny, ale słabo opisuje rzeczywisty koszt obsługi. Dziesięcioosobowe biuro rachunkowe z jednym programem i dziesięcioosobowy sklep internetowy z magazynem, integracjami i płatnościami to zupełnie inne środowiska, chociaż w cenniku trafiają do tego samego pakietu.

1. Policz systemy, nie ludzi. Ile jest miejsc, które mogą się zepsuć niezależnie od siebie: strona, sklep, poczta, serwer plików, program księgowy, integracje między nimi.
2. Ustal, ile kosztuje godzina przestoju. Dla biura będzie to niewygoda, dla sklepu utracone zamówienia, a dla firmy z terminem umownym może być kara. To ta liczba decyduje, czy potrzebujesz reakcji w 8 godzin czy w 2.
3. Sprawdź, co jest poza abonamentem. Różnica między tańszym a droższym pakietem to najczęściej nie zakres, tylko czas reakcji, liczba wizyt na miejscu i liczba godzin projektowych w cenie.
4. Zapytaj o umowę powierzenia i o wyjście ze współpracy, zanim zapytasz o cenę. Odpowiedź na te dwa pytania mówi o dostawcy więcej niż cennik.

Metoda: skąd te liczby

Wszystkie kwoty pochodzą z publicznych cenników i stron trzech polskich firm świadczących outsourcing IT, odczytanych 2 września 2026. Wybrałem je według jednego kryterium: publikują ceny. Nie nazywam ich, bo to nie jest ranking konkurencji ani ocena czyjejś oferty, tylko obraz rynku, który ma pomóc Ci ustawić własny budżet. Liczby są przepisane wiernie, razem z zakresem, którego dotyczą.

FAQ: najczęstsze pytania