Wirtualna centrala dla firmy: co sprawdzić przed zmianą, żeby nie stracić numerów i klientów

Objawy, że obecny telefon blokuje firmę

• Klienci dzwonią na prywatne komórki pracowników, a po odejściu pracownika numer odchodzi razem z nim.
• Nie da się sprawdzić, ile połączeń było nieodebranych w zeszłym tygodniu.
• Przekierowania ustawiał ktoś, kogo już nie ma, i nikt nie wie, gdzie trafia telefon po 16:00.
• Praca zdalna albo drugi oddział wymagają osobnych numerów i osobnych rachunków.
• Telefon nie ma żadnego połączenia z CRM ani z programem do obsługi zamówień.

Lista kontrolna przed zmianą centrali

1. Spisz wszystkie numery: główny, działów, faksu, komórki służbowe, numery z reklam i wizytówek. Przy każdym operator, umowa i data końca umowy.
2. Sprawdź, czy każdy numer jest na firmę, a nie na pracownika albo wspólnika prywatnie. Numer na osobę prywatną trudniej przenieść.
3. Zapytaj obecnego operatora o warunki przeniesienia numeru i o ewentualne opłaty za wcześniejsze rozwiązanie umowy.
4. Spisz, jak dziś działa obsługa połączeń: kto odbiera, kolejność, godziny, komunikaty, poczta głosowa. To będzie konfiguracja nowej centrali.
5. Wymagaj od nowej centrali API albo powiadomień o zdarzeniach i eksportu historii połączeń. Zapytaj o to przed podpisaniem umowy, a nie po.
6. Ustal zasady nagrywania: czy nagrywasz, kto ma dostęp, jak długo przechowujesz i jaki komunikat słyszy klient.
7. Zaplanuj przełączenie na dzień z małym ruchem i sprawdź połączenia testowe z kilku sieci przed ogłoszeniem zmiany.

Na co patrzeć przy wyborze

Co możesz zyskać po zmianie

Gdy centrala ma API, można zbudować na niej to, czego firma zwykle potrzebuje: zadanie oddzwonienia przy każdym nieodebranym połączeniu, kartę klienta wyświetlaną przy odbieraniu, SMS do klienta po nieodebranym, raport tygodniowy i automat, który odbiera po godzinach. Każdą z tych rzeczy da się dodać osobno, w kolejności od najprostszej.

FAQ: najczęstsze pytania