Pięć wzorów, w wersji niewypełnionej. Otwierają się w przeglądarce: bez formularza, bez maila i bez rozmowy z kimkolwiek. Każdy ma numer wersji i datę, a pod spodem jest historia zmian, żeby „jawna umowa" nie była jednorazową akcją.
Robię to z jednego powodu. Strona sześć razy powtarza „to jest w umowie, nie w dobrej woli". Takie zdanie jest warte tyle, ile umowa, którą można sprawdzić przed rozmową.
Opieka nad całą firmą: przegląd wdrożeniowy na start, rozliczenie za stanowisko, podział odpowiedzialności za bezpieczeństwo, rejestr rekomendacji i decyzji.
Kiedy to podpisujeszPrzy pakiecie Start, Standard albo Pełna, po przeglądzie wdrożeniowym. SLA i lista systemów są jej załącznikami.
Otwórz PDF, 4 strony →Czasy reakcji, godziny helpdesku, definicja awarii krytycznej, zakres i wyłączenia, przegląd wdrożeniowy, kara za przekroczenie SLA.
Kiedy to podpisujeszZałącznik nr 1 do umowy o stałą obsługę informatyczną. Podpisywany razem z nią.
Otwórz PDF, 1 strona →Jednorazowy projekt: zakres, harmonogram i wynagrodzenie z oferty na piśmie (Załącznik nr 1), etapy i odbiór, gwarancja adopcji z limitem godzin, prawa do kodu, granice odpowiedzialności.
Kiedy to podpisujeszPo rozmowie i rozpisaniu zakresu, gdy oferta na piśmie jest zaakceptowana. Oferta staje się Załącznikiem nr 1.
Otwórz PDF, 3 strony →Stały nadzór nad tym, co już zbudowane: przegląd przed przyjęciem cudzego systemu, monitoring, czas reakcji, pula godzin i raport miesięczny według oferty (Załącznik nr 1). Załącznik nr 3 dla Recepcji AI: jak liczone są minuty, godziny pracy i gwarancja 90% odebranych połączeń.
Kiedy to podpisujeszZwykle zaraz po odbiorze wdrożenia. Abonament i zakres wynikają z oferty na piśmie, która staje się Załącznikiem nr 1.
Otwórz PDF, 4 strony →Art. 28 RODO: obowiązki obu stron, zgłaszanie naruszeń w 24 h, dalsze podmioty, transfer poza EOG, usunięcie danych z wyjątkiem obrony roszczeń.
Kiedy to podpisujeszZawsze, gdy przy realizacji usługi mam dostęp do danych osobowych. Osobny dokument, nie załącznik.
Otwórz PDF, 3 strony →Wszystkie umowy są zawierane w formie dokumentowej, czyli wystarczy podpis elektroniczny w przeglądarce albo potwierdzenie z ustalonego adresu mailowego. Żadna z nich nie zastrzega formy pisemnej pod rygorem nieważności, i to jest świadoma decyzja: zastrzeżenie formy pisemnej oznaczałoby, że umowy nie da się podpisać zdalnie bez podpisu kwalifikowanego.
Jeśli Twoja procedura zakupowa wymaga podpisu kwalifikowanego albo papieru, powiedz to na pierwszej rozmowie. Da się, tylko trwa dłużej i warto o tym wiedzieć wcześniej niż w dniu startu.
Adres każdego pliku jest stały i nie zmienia się przy poprawce, bo trafia do umów i maili. Zmienia się treść i numer wersji, a zmiana trafia tutaj.
| Data | Wersja | Dokument | Co się zmieniło |
|---|---|---|---|
| 23 września 2026 | 2.0 | Umowa o wdrożenie i umowa utrzymania | Nowe wersje bez pakietów i kwot. Zakres, wynagrodzenie i harmonogram są zgodne z ofertą stanowiącą Załącznik nr 1; limit godzin gwarancji adopcji, okres poprawek i stawka za prace poza zakresem też są w ofercie. W umowie utrzymania lista systemów to teraz Załącznik nr 2, a zasady Recepcji AI Załącznik nr 3. Umowy podpisane wcześniej obowiązują bez zmian; wersje 1.2 i 1.3 są pod /dokumenty/archiwum/systembox-wzor-umowy-wdrozenia-v1.2.pdf i /dokumenty/archiwum/systembox-wzor-umowy-utrzymania-v1.3.pdf. |
| 23 września 2026 | - | Umowa o wdrożenie i umowa utrzymania | Oba wzory zdjęte z listy do czasu nowej wersji. Projekty nie mają już stałego cennika: zakres, harmonogram, odbiory i wynagrodzenie są w wycenie na piśmie, która staje się załącznikiem do umowy. Umowy już podpisane obowiązują bez zmian. |
| 16 września 2026 | 1.3 | Umowa utrzymania wdrożenia | Raport miesięczny w każdym pakiecie (do tej pory „na żądanie”). Nowy Załącznik nr 2 dla Recepcji AI: definicja połączenia odebranego (powitanie do 10 sekund), godzin pracy, minuty rozmowy (rozpoczęta minuta na połączenie), pula minut i rozliczenie minut ponad pulę, gwarancja 90% liczona z panelu bez wniosku klienta, z wyłączeniami po stronie dostawców klienta i progiem 20 połączeń. |
| 12 września 2026 | 1.1 i 1.2 | Wszystkie pięć | Przegląd pod kątem ryzyka wykonawcy. Dopisany podział odpowiedzialności za bezpieczeństwo, rejestr rekomendacji i decyzji jako załącznik, wyłączenie utraconych korzyści, obsługa incydentu poza abonamentem, siła wyższa, wyłączenie rękojmi przy wdrożeniu oraz obowiązki i oświadczenia administratora danych w umowie powierzenia. |
| 12 września 2026 | 1.1 | SLA opieki, wdrożenie, utrzymanie | Dopisany krok, od którego zaczyna się każda z tych usług, razem z zasadą odliczenia: przegląd wdrożeniowy przy opiece, konsultacja i mapa procesów przy wdrożeniu, przegląd przed przyjęciem cudzego systemu przy utrzymaniu. W każdym przypadku raport zostaje własnością klienta, nawet gdy nie dojdzie do umowy. |
| 12 września 2026 | 1.0 | Umowa o stałą obsługę informatyczną | Nowy dokument. SLA opieki było napisane jako załącznik nr 1 do umowy, której nie było w zestawie, więc nie miało co uzupełniać i nie miało klauzuli o formie dokumentowej. Teraz umowa główna istnieje i nosi wszystko, czego jedna strona SLA unieść nie mogła. |
| 12 września 2026 | 1.0 | Wszystkie cztery | Pierwsza publikacja. Wzory były wcześniej wysyłane mailem na prośbę, teraz leżą na stronie i nie trzeba o nie prosić. |
To są wzory, a nie porada prawna. Ostateczną treść ustalamy przed podpisaniem i każda ze stron może dać ją swojemu prawnikowi do przeczytania.
Na blogu: dziewięć zapisów umowy o opiekę IT do sprawdzenia przed podpisaniem i ile kosztuje opieka IT dla firmy.
To zwykle znaczy, że rozmawiamy o czymś, co realnie umiem obsłużyć. Trzydzieści minut, bez prezentacji i bez handlowca.
