Faktury zakupowe z KSeF same trafiają do właściwych osób
Od wejścia KSeF faktury kosztowe są w systemie Ministerstwa Finansów, a nie w skrzynce osoby, która ma je sprawdzić. Ktoś loguje się do KSeF, pobiera, przesyła dalej i pilnuje, czy nic nie zginęło. Ustawiam automat, który robi to sam: pobiera nowe faktury zakupowe z KSeF przez oficjalne API i wysyła każdą do osób przypisanych do NIP sprzedawcy, z plikiem XML i czytelnym PDF.
5,0 w Google, 7 opinii · przeczytaj opinie · wzory umów przed rozmową · kod i repozytorium u Ciebie
Ktoś loguje się do KSeF, pobiera, przesyła dalej i pilnuje, czy nic nie zginęło. Ustawiam automat, który robi to sam: pobiera nowe faktury zakupowe z KSeF przez oficjalne API i wysyła każdą do osób przypisanych do NIP sprzedawcy, z plikiem XML i czytelnym PDF.
Kiedy ma to sens
- Firmy z kilkoma działami, oddziałami albo spółkami, w których fakturę za paliwo sprawdza ktoś inny niż fakturę za towar.
- Księgowość, która codziennie pobiera faktury z KSeF i przesyła je mailem kierownikom do akceptacji.
- Właściciel, który chce, żeby faktura od stałego dostawcy od razu trafiała do osoby, która z tym dostawcą pracuje.
- Biura rachunkowe, które chcą przekazywać klientom faktury zakupowe z KSeF bez ręcznego pobierania.
Co obejmuje
Pobieranie z KSeF przez oficjalne API
Automat sprawdza KSeF co 30 minut i pobiera nowe faktury, w których Wasza firma jest nabywcą. Dostęp przez token KSeF z uprawnieniem tylko do odczytu faktur: automat nie wystawi ani nie zmieni żadnej faktury.
Odbiorcy według NIP sprzedawcy
Tabela: NIP sprzedawcy i jeden albo kilka adresów e-mail. Faktura od dostawcy spoza tabeli idzie na adres domyślny, np. do księgowości, więc nic nie przepada. Można też wskazać osobę, która dostaje kopię każdej faktury.
XML i PDF w każdym mailu
Plik XML pobrany z KSeF oraz PDF w układzie wizualizacji Ministerstwa Finansów, z numerem KSeF i kodem QR do weryfikacji faktury.
Panel do zmiany odbiorców
Prosta tabela w przeglądarce, chroniona hasłem: nowy dostawca, zmiana osoby albo adresu bez dzwonienia do mnie. Zmiana działa od następnego sprawdzenia KSeF.
Każda faktura raz
Automat zapisuje numery KSeF już wysłanych faktur, więc ta sama faktura nie przyjdzie dwa razy, także po przerwie w działaniu KSeF.
Bez magazynu faktur po mojej stronie
Treść faktur nie jest przechowywana po wysłaniu: zostaje numer KSeF i data wysyłki. Serwer w Unii Europejskiej, token KSeF w zaszyfrowanym magazynie poświadczeń, umowa powierzenia przetwarzania danych.
Powiadomienie także na telefon albo komunikator
Obok maila krótka informacja o nowej fakturze: SMS, Slack, Microsoft Teams, Telegram albo WhatsApp. Sprzedawca, numer faktury i kwota, a pliki zostają w mailu. Kanał i odbiorców ustalamy dla każdej grupy dostawców osobno.
Wysyłka, która nie ląduje w spamie
Maile z adresu w Waszej albo mojej domenie, z poprawnie ustawionymi rekordami SPF, DKIM i DMARC. Sprawdzam to przed startem na prawdziwej skrzynce.
Na czym pracuję
Wycena i czas
Wycena zależy głównie od liczby firm (NIP nabywcy), dla których pobieramy faktury, i od tego, czy maile mają wychodzić z Waszej domeny. Po starcie automat można objąć utrzymaniem.
Jak powstaje wycena →Typowe pytania
Czy dostawcy muszą dalej wysyłać nam faktury mailem?
Nie. Faktura wystawiona w KSeF jest w KSeF i stamtąd automat ją pobiera. Mail od dostawcy przestaje być potrzebny do tego, żeby faktura dotarła do właściwej osoby.
Czy PDF z maila jest fakturą?
Fakturą jest plik XML w KSeF. PDF to jego czytelna wizualizacja z numerem KSeF i kodem QR, którym można sprawdzić fakturę w systemie Ministerstwa Finansów. Dlatego w mailu są oba pliki.
Jaki dostęp do KSeF jest potrzebny?
Token KSeF z uprawnieniem do przeglądania faktur, wygenerowany przez osobę uprawnioną w firmie. Nie potrzebuję dostępu do wystawiania faktur ani do Waszego programu księgowego.
Co z fakturą od nowego dostawcy?
Trafia na adres domyślny. Wystarczy dopisać NIP nowego dostawcy w panelu, a jego kolejne faktury pójdą już do właściwej osoby.
Czy to zastępuje program księgowy?
Nie. Program księgowy dalej pobiera faktury do księgowania. Automat dba o drugą stronę: żeby osoba, która ma fakturę sprawdzić albo zatwierdzić, dostała ją od razu, bez pośrednika.
Czy informacja o fakturze może przyjść SMS-em albo na Slacka?
Tak. Obok maila z plikami automat może wysłać krótką wiadomość SMS albo na Slacka, Microsoft Teams, Telegram lub WhatsApp, np. kierownikowi, który ma fakturę zatwierdzić. Pliki faktury zostają w mailu, w komunikatorze jest tylko sprzedawca, numer i kwota.
Czy jedna faktura może iść do kilku osób?
Tak. Do jednego NIP sprzedawcy można przypisać kilka adresów, np. kierownika działu i księgowość.
Trzydzieści minut. Bezpłatnie. Sprawdzimy, czy jest o czym rozmawiać.
Jeśli faktury zakupowe z KSeF same trafiają do właściwych osób brzmi jak coś, czego szukasz, umów rozmowę. Mówię wprost czy to ma sens.
Bezpłatne 30 minut →5,0 w Google, 7 opinii · przeczytaj opinie · wzory umów przed rozmową · kod i repozytorium u Ciebie