KSeF · Koszty reklamy

Faktury za reklamy na Facebooku i Instagramie: skąd je brać i jak nie zgubić żadnej

Krótka odpowiedź: nie ma ich w KSeF, bo wystawia je spółka zagraniczna. Przy płatności kartą pobierasz je z zakładki płatności w Menedżerze reklam, osobno dla każdego konta reklamowego. Pełna automatyzacja przez API działa tylko przy fakturowaniu miesięcznym. Przy karcie da się zautomatyzować przypomnienie i kontrolę, czy niczego nie brakuje.

21 października 2026·8 min czytania·KSeF

Dlaczego tych faktur nie ma w KSeF

Obowiązek odbierania faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r., ale według Ministerstwa Finansów nie dotyczy podmiotów wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w tym podmiotów zagranicznych. Reklamy na Facebooku i Instagramie sprzedaje polskim firmom spółka z siedzibą w Irlandii, więc jej faktury nie pojawią się w KSeF ani w automacie, który pobiera z KSeF faktury zakupowe. Trzeba je zbierać osobno.

Dwa sposoby rozliczania reklam i dwa rodzaje dokumentów

Dokumenty za reklamy Meta zależnie od sposobu płatności
Sposób płatności	Jaki dokument	Gdzie go znaleźć	Czy da się pobrać przez API
Karta, BLIK, PayPal (płatność automatyczna)	Osobny dokument przy każdym obciążeniu, zwykle kilka w miesiącu na każde konto reklamowe	Menedżer reklam, Płatności, historia transakcji danego konta	Nie. Sprawdziłem to 20.10.2026 na koncie płacącym kartą: API faktur nie zwraca tych dokumentów, a dawne API transakcji konta już nie działa.
Fakturowanie miesięczne (przelew)	Jedna faktura miesięcznie dla firmy	Zakładka dokumentów rozliczeniowych w ustawieniach płatności firmy, wysyłana też mailem do kontaktu rozliczeniowego	Tak, przez API faktur firmy w Marketing API, razem z linkiem do pliku PDF

Fakturowanie miesięczne Meta przyznaje wybranym firmom, między innymi zależnie od historii wydatków i weryfikacji firmy.

Jak pobrać dokumenty przy płatności kartą

Upewnij się, że osoba, która pobiera dokumenty, ma w portfolio biznesowym rolę z dostępem do finansów. Zwykły dostęp do reklam nie wystarcza.
W Menedżerze reklam otwórz Płatności i wybierz konto reklamowe. Każde konto ma osobną historię.
Ustaw zakres dat na poprzedni miesiąc i pobierz dokumenty z tego okresu.
Powtórz to dla każdego aktywnego konta reklamowego. Najczęstszy powód brakującej faktury to konto, o którym ktoś zapomniał.
Porównaj sumę dokumentów z obciążeniami karty na wyciągu. Obciążenie bez dokumentu oznacza, że coś pominięto.

Co da się zautomatyzować

Przy fakturowaniu miesięcznym: wszystko. Automat raz w miesiącu pobiera faktury przez API, zapisuje PDF na dysku firmy i wysyła je do biura rachunkowego.
Przy płatności kartą: przypomnienie i kontrolę. Automat pierwszego dnia miesiąca pobiera przez API wydatki każdego konta reklamowego, porównuje je z obciążeniami karty i wysyła listę: z tych kont pobierz dokumenty, tu brakuje dokumentu do obciążenia.
Zbieranie z poczty: jeśli dokumenty przychodzą mailem, automat może je wyłapywać ze skrzynki i przekazywać do księgowości.

Odradzam automat, który loguje się do Menedżera reklam jak człowiek i klika „pobierz”. Psuje się przy każdej zmianie wyglądu panelu, wymaga obejścia logowania dwuetapowego i jest niezgodny z zasadami Meta, a ryzykiem jest blokada konta reklamowego.

Podatki: co omówić z księgową

To nie jest porada podatkowa, tylko lista tematów, które przy reklamach Meta zwykle wymagają uwagi. Decyzję w Twojej sprawie podejmuje księgowa albo doradca podatkowy.

VAT: zakup reklamy od spółki zagranicznej to zwykle import usług rozliczany przez nabywcę (art. 28b ustawy o VAT). Do tego potrzebna jest rejestracja do VAT UE i numer VAT UE wpisany w ustawieniach płatności Meta.
Podatek u źródła: usługi reklamowe kupowane od nierezydenta są wymienione w przepisach o podatku u źródła (art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT, art. 29 ustawy o PIT). Zastosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z Irlandią wymaga certyfikatu rezydencji kontrahenta.
Informacja IFT-2R: przy płatnościach dla podmiotu zagranicznego zwykle trzeba złożyć roczną informację o jego przychodach, do końca marca kolejnego roku.
Kursy walut: jeśli konto rozlicza się w walucie obcej, dla VAT i dla podatku dochodowego obowiązują różne dni kursu. Konto reklamowe w złotych upraszcza księgowanie.

FAQ: najczęstsze pytania

Czy faktury za reklamy na Facebooku są w KSeF?

Nie. Wystawia je spółka z siedzibą w Irlandii, a obowiązek odbierania faktur w KSeF nie dotyczy podmiotów zagranicznych. Trzeba je pobierać z Menedżera reklam albo, przy fakturowaniu miesięcznym, z dokumentów rozliczeniowych firmy.

Czy można automatycznie pobierać faktury z Meta przez API?

Tak, ale tylko przy fakturowaniu miesięcznym. Przy płatności kartą API nie zwraca dokumentów. Da się wtedy zautomatyzować przypomnienie i porównanie wydatków z obciążeniami karty, a same dokumenty pobrać ręcznie z historii płatności każdego konta.

Dlaczego brakuje mi faktury za reklamy?

Najczęściej z powodu pominiętego konta reklamowego, braku roli z dostępem do finansów albo nieudanej płatności, dla której dokument nie powstaje. Porównanie sumy dokumentów z obciążeniami karty pokazuje, czego brakuje.

Jak przejść na fakturowanie miesięczne w Meta?

Wniosek składa się w ustawieniach płatności portfolio biznesowego. Meta przyznaje je wybranym firmom, między innymi zależnie od historii wydatków i weryfikacji firmy, więc nie każdy wniosek zostanie przyjęty.

Czy od reklam na Facebooku płaci się podatek u źródła?

Usługi reklamowe od nierezydenta są objęte przepisami o podatku u źródła, a zwolnienie na podstawie umowy z Irlandią wymaga certyfikatu rezydencji kontrahenta. Szczegóły w Twojej sytuacji ustal z księgową albo doradcą podatkowym.

Powiązane artykuły

KSeF