Dane klienta z BaseLinkera nie trafiają do ERP: skąd to się bierze i jak to naprawić

Objawy: po czym poznać, że to ten problem

• Ktoś w firmie codziennie przepisuje imię, nazwisko, adres albo e-mail kupującego z BaseLinkera do programu handlowego.
• Paragony i e-paragony za zamówienia internetowe są wystawione na jednego, ogólnego kontrahenta, więc nie da się z nich odczytać, kto kupił.
• Przy zwrocie albo reklamacji zamówienie szuka się po kwocie i dacie, bo w ERP nie ma numeru zamówienia z BaseLinkera.
• Synchronizację zamówień i stanów ktoś uruchamia ręcznie, a gdy tego nie zrobi, stany w sklepie rozjeżdżają się z magazynem.
• Nikt w firmie nie wie dokładnie, jak działa integracja, bo zrobiła ją osoba albo firma, z którą nie ma już kontaktu.

Każdy z tych objawów osobno wygląda na drobiazg. Razem oznaczają, że firma płaci pensją pracownika za pracę, którą powinna wykonywać integracja, i że przy każdej aktualizacji programu ryzykuje zatrzymanie sprzedaży internetowej.

Dlaczego dane kupującego giną po drodze

Program handlowy (Comarch ERP Altum, Comarch ERP Optima, Subiekt i podobne) powstał z myślą o sprzedaży, w której kontrahent jest firmą z kartoteką. Sprzedaż internetowa to setki jednorazowych klientów detalicznych. Żeby nie zakładać tysięcy kartotek, integracje bardzo często zapisują wszystkie takie zamówienia na jednego zbiorczego kontrahenta. To rozsądne ustawienie dla magazynu i księgowości, ale jeśli dane kupującego nie zostaną przy tym zapisane w samym dokumencie, przepadają.

• Zbiorczy kontrahent bez danych w dokumencie: najczęstsza przyczyna. Integracja przenosi towary i kwoty, ale nie przenosi danych osoby ani numeru zamówienia.
• Integracja przenosi tylko część pól: na przykład adres dostawy trafia, a e-mail nie. System e-paragonów podpięty pod ERP nie ma wtedy dokąd wysłać paragonu.
• Własny skrypt bez dokumentacji: ktoś napisał synchronizację pod konkretną wersję programu. Działa, dopóki nic się nie zmieni, a dopisanie nowego pola wymaga zrozumienia cudzego kodu.
• Dwa miejsca wystawiania paragonów: część sprzedaży fiskalizuje ERP, część sklep albo kurier. Bez jasnej reguły łatwo o brak paragonu albo paragon wystawiony dwa razy.

Jak sprawdzić przyczynę u siebie w 30 minut

1. Weź trzy zamówienia internetowe z wczoraj i otwórz je w BaseLinkerze. Zapisz numer zamówienia, e-mail i adres kupującego.
2. Znajdź te same zamówienia w programie handlowym. Sprawdź, na jakiego kontrahenta są wystawione i czy w dokumencie (nagłówek, opis, atrybuty) jest numer zamówienia z BaseLinkera i e-mail kupującego.
3. Sprawdź paragon albo e-paragon do tych zamówień: kto go wystawił (ERP, BaseLinker, kurier, sklep) i na jakie dane.
4. Ustal, jak uruchamia się synchronizacja: automatycznie co kilka minut czy ręcznie, przez pracownika. Zapytaj, co się dzieje, gdy ten pracownik jest na urlopie.
5. Poszukaj dokumentacji integracji: umowy z wykonawcą, opisu, instrukcji. Jeśli nie ma nic, zapisz to, bo to zmienia wybór rozwiązania.

Trzy sposoby naprawy

Sposób 1: zmiana mapowania danych

Najszybsza droga, jeśli integracja na to pozwala. Kluczowe są dwie informacje w dokumencie w ERP: numer zamówienia z BaseLinkera (żeby zawsze znaleźć zamówienie przy zwrocie) i e-mail kupującego (żeby system e-paragonów miał dokąd wysłać paragon). Pełna kartoteka dla każdego klienta detalicznego zwykle nie jest potrzebna.

Sposób 2: e-paragony bezpośrednio w BaseLinkerze

BaseLinker ma integracje z dostawcami e-paragonów, którzy obsługują drukarkę fiskalną online i wysyłkę linku do paragonu z panelu zamówień. Zaletą jest to, że paragon powstaje tam, gdzie są wszystkie dane zamówienia, i nie zależy od tego, co przejdzie do ERP. Przed wdrożeniem trzeba ustalić z księgowością, jak ta sprzedaż ma być ewidencjonowana w ERP, żeby jej nie fiskalizować drugi raz.

Sposób 3: nowa integracja

Gdy stara integracja jest uruchamiana ręcznie, nie ma dokumentacji i nikt nie wie, co jeszcze od niej zależy, poprawianie jej bywa droższe niż napisanie nowej. Nowa integracja powinna działać sama, zapisywać, co i kiedy przesłała, powiadamiać o błędzie i mieć opis, który zrozumie kolejna osoba. Więcej o tej decyzji piszę w poradniku o integracjach bez dokumentacji.

Czy każda sprzedaż wysyłkowa w ogóle potrzebuje paragonu

Zanim zaczniesz budować wystawianie e-paragonów, sprawdź z księgową, czy część Twojej sprzedaży nie jest zwolniona z obowiązku kasy. Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z kas (pozycja 41 załącznika) zwalnia dostawę towarów wysyłkowo, pocztą lub kurierem, gdy całą zapłatę sprzedawca otrzymuje na rachunek przez bank, pocztę albo SKOK, a z ewidencji wynika, czego dotyczyła wpłata i kto ją zrobił.

Przy okazji: kompletacja kilku zamówień naraz

Firmy z tym problemem często mają drugi: przy pakowaniu pracownik kilka razy chodzi do tej samej półki, bo zbiera towar zamówienie po zamówieniu. Zanim zamówisz coś na zamówienie, sprawdź, ile da się osiągnąć ustawieniami zbierania i pakowania w samym BaseLinkerze. Dopiero gdy to nie wystarcza, ma sens dodatkowa automatyzacja.

Kiedy potrzebna jest analiza przed naprawą

Jeśli integracja jest własnym skryptem bez dokumentacji, a sprzedaż stacjonarna i internetowa są rozliczane w jednym programie, wybór sposobu naprawy bez przejrzenia kodu i ustawień ERP jest zgadywaniem. Krótka analiza powinna odpowiedzieć na trzy pytania: co dokładnie robi obecna integracja, gdzie giną dane i który z trzech sposobów da najmniej ręcznej pracy przy najmniejszym ryzyku. Dopiero na tej podstawie da się rzetelnie wycenić wdrożenie.

FAQ: najczęstsze pytania