Subiekt GT + Shopify + Allegro: automatyzacja zamówień w 2 tygodnie

Problem: dlaczego Subiekt nie wystarczy sam

Subiekt GT robi świetną robotę jako księga + magazyn + sprzedaż dla MŚP, ale jest programem na jeden komputer, nie usługą w chmurze. Jego natywna integracja z e-commerce to: insERT Nexo (drogi enterprise upgrade) lub Sello (basic plug-and-play, brak elastyczności). Reszta firm robi to ręcznie: księgowa codziennie pobiera zamówienia z 3 sklepów, przepisuje do Subiekta, wystawia faktury, exportuje.

Architektura: Subiekt jako "system of record"

Cały trick polega na tym żeby NIE zamieniać Subiekta. Subiekt zostaje "system of record" dla księgowej (faktury, magazyn, deklaracje VAT). Wokół niego budujesz middleware (n8n) który normalizuje dane ze sklepów i wpina do Subiekta przez API. Sklepy pozostają niezmienione, księgowa dalej pracuje w Subiekcie który zna, ale 90% danych wprowadza się samo.

Diagram flow (uproszczony)

• SHOPIFY → webhook order.created → n8n
• ALLEGRO → API polling co 5 min → n8n
• BASELINKER (Amazon, eBay) → webhook → n8n
• n8n (hub) → walidacja NIP GUS → mapowanie produktów → SUBIEKT GT API
• SUBIEKT → faktura PDF → n8n
• n8n → KSeF API (FA(3) XML) → UID
• n8n → email klient (PDF + UID) + magazynier (SMS Stork)

Od 1 lutego 2026 faktury w KSeF wystawia się w strukturze FA(3), która zastąpiła FA(2) (Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl, odczyt 24.09.2026). Plik wysyłany z n8n albo z modułu KSeF w Subiekcie musi być zgodny z FA(3).

Subiekt GT Web API: co to jest i jak działa

Od wersji 1.75+ Subiekt GT ma natywny "Subiekt Web API": REST endpoint po HTTPS, autoryzowany tokenem lub OAuth2. Działa lokalnie (lokalny serwer w sieci firmowej) lub przez tunel ngrok / Cloudflare Tunnel jeśli serwer Subiekt jest w firmie a n8n w chmurze.

Endpointy które używam najczęściej

• GET /api/towary: lista produktów (do mapowania ID Shopify ↔ Subiekt)
• GET /api/kontrahenci?nip=XXX: wyszukiwanie klienta po NIP
• POST /api/kontrahenci: dodanie nowego klienta B2B
• POST /api/dokumenty/faktura-sprzedaz: wystawienie faktury VAT
• GET /api/dokumenty/{id}/pdf: pobranie PDF faktury
• POST /api/dokumenty/{id}/wyslij-ksef: wystawienie w KSeF (od v1.81)
• GET /api/magazyn/stany?towar=XXX: sprawdzenie stanu magazynowego

Mapowanie produktów: największa pułapka

Pierwsza rzecz która kładzie automatyzację: te same produkty mają różne ID w Shopify, Allegro i Subiekcie. Sklep ma kod "FOTEL-X1-BLACK", Allegro ma offer_id "1234567890", Subiekt ma symbol "FX1-CZ" z indeksem "001". Bez właściwego mapowania faktura wystawia się na "Produkt nieznany" lub workflow się wywala.

Setup mappingu: tabela referencyjna

Najprostsze rozwiązanie: tabela w PostgreSQL (lub Google Sheet dla MŚP) z kolumnami: subiekt_symbol, shopify_sku, allegro_offer_id, baselinker_product_id, nazwa, cena_netto, VAT, GTU. n8n przed każdą fakturą lookup-uje produkt po external ID, znajduje subiekt_symbol, używa go w POST /faktura.

Automatyczna synchronizacja

Drugi workflow: cron co 30 min sprawdza nowe produkty w Subiekcie i wgrywa do Shopify (jeśli mają zaznaczone "publikuj online" w karcie towaru). Aktualizacja stanu magazynowego: webhook na zmianę stanu w Subiekcie → update inventory_quantity w Shopify, Allegro, BaseLinker.

Walidacja NIP klienta B2B

Klienci B2B wpisują NIP w koszyku i część z nich robi to błędnie albo niekompletnie. Bez walidacji wystawiasz faktury na nieprawidłowe NIP-y, kompletne pobranie z KSeF, klient nie odlicza VAT. Walidacja w n8n: API GUS REGON (free) → dla każdego NIP-u zwraca pełne dane firmy: nazwa, adres, kod, status czynnego podatnika.

• GET https://wl-api.mf.gov.pl/api/search/nip/{nip}?date=2026-05-15: biała lista (czynny VAT)
• GET https://prod.ceidg.gov.pl/api/v1/firm/{nip}: CEIDG (jednoosobowe działalności)
• GET https://wyszukiwarka.gov.pl/api/firm/{regon}: REGON GUS (sp. z o.o. i wyższe)

Stack magazynu: SMS Stork + InPost

Po wystawieniu faktury workflow pcha zamówienie do magazynu (Subiekt automatycznie rezerwuje stan). SMS Stork wysyła SMS do magazyniera z numerem zamówienia, listą produktów i kuponem wysyłkowym. Magazynier pakuje, skanuje QR z SMS-a, n8n marks "shipped" w Shopify + tworzy nadanie w InPost API.

Tracking dla klienta

Klient dostaje 3 wiadomości email automatycznie: (1) Order confirmation z linkiem do faktury KSeF, (2) "Zamówienie pakujemy" gdy magazyn zacznie, (3) "Twoja paczka wysłana" z numerem trackingu InPost. Plus opcjonalnie SMS dla wartości >1000 zł.

Jak to wygląda w praktyce

Nie opublikuję tu cudzych liczb: nie mam na to pisemnej zgody, a wymyślonych referencji na tej stronie nie ma. Zamiast tego pokazuję sam przebieg wdrożenia, bo on wygląda tak samo niezależnie od firmy.

Stack wdrożenia

• Subiekt GT z modułem Web API i modułem KSeF (licencje po stronie insERT)
• n8n self-hosted na VPS (od ok. 80 zł/mc)
• PostgreSQL na mapowanie tabel i logi
• Cloudflare Tunnel (komunikacja n8n z Subiektem w sieci firmowej)
• Bramka SMS + API kuriera + mail transakcyjny + token KSeF

Przebieg

1. Tydzień 1: audyt, mapowanie kartotek towarowych, setup VPS i Subiekt Web API
2. Tydzień 2: główny workflow (sklep → Subiekt), walidacja NIP, integracja KSeF
3. Tydzień 3: drugi kanał (marketplace → Subiekt), magazyn i tracking
4. Go-live: dzień na miękki start na części ruchu, potem tydzień obserwacji

Co się zmienia po wdrożeniu

• Zamówienie zamienia się w fakturę w sekundy zamiast w minuty ręcznego przepisywania
• Zero błędnych NIP-ów: walidacja w GUS przed wystawieniem
• Klient B2B dostaje fakturę od razu po zamówieniu, nie następnego dnia
• Księgowość przestaje być wąskim gardłem wysyłki

Najczęstsze błędy

• Brak walidacji NIP: workflow działa, ale generuje faktury na błędne firmy
• Bezpośredni dostęp do bazy MS SQL Subiekta: łamie się przy update Subiekta
• Brak mapping tabeli produktów: pierwsza nieznana SKU wywala cały workflow
• Brak retry logic dla KSeF: peak hours mogą zwracać timeout, faktury "gubią się"
• Brak fallback queue: jeśli Subiekt jest wyłączony, workflow zalewa się błędami

Kiedy NIE warto automatyzować

• <30 zamówień/mc: księgowa ręcznie szybciej niż setup + monitoring automatyzacji
• Bardzo niestandardowe procesy (każde zamówienie negocjowane, custom warunki): automation jest pożarem
• Firma w fazie pivot: nie automatyzuj procesu który zmieni się za 3 miesiące
• Brak osoby która rozumie Subiekta dogłębnie: bez sponsora wewnątrz firmy projekt kiedyś się zatrzyma

FAQ: najczęstsze pytania