Integracja CRM z ERP i programem księgowym: które dane łączyć i w którą stronę
Krótka odpowiedź: dla każdej informacji ustal jeden program, który jest jej źródłem. Zwykle kontrahent i oferta powstają w CRM, dokumenty sprzedaży, stany i ceny w ERP, a płatności w programie księgowym. Integracja przenosi dane tylko od źródła do pozostałych, z kluczem w postaci NIP albo identyfikatora, i zapisuje każdą wymianę w dzienniku.
Źródło prawdy dla każdej informacji
| Informacja | Źródło | Dokąd płynie | Kiedy |
|---|---|---|---|
| Nowy kontrahent i osoby kontaktowe | CRM | ERP (przy pierwszym zamówieniu) | Przy wygranej szansie |
| Dane rejestrowe (NIP, adres) | Rejestr publiczny przez CRM albo ERP | Oba programy | Przy zakładaniu i okresowo |
| Cennik, stany magazynowe | ERP | CRM, sklep | Co kilka minut albo raz dziennie |
| Oferta | CRM | ERP jako zamówienie po akceptacji | Po akceptacji klienta |
| Faktura | ERP albo program do fakturowania, wysyłka do KSeF | CRM (numer, kwota, termin) | Po wystawieniu |
| Płatność i należności | Program księgowy albo bank | CRM i ERP | Codziennie |
Podział jest przykładem. W firmie bez CRM rolę źródła kontrahentów pełni często sklep albo ERP.
Klucz, po którym programy się rozpoznają
Każdy program ma własne numery kontrahentów. Integracja musi wiedzieć, że klient 1543 w CRM to klient K/2207 w programie handlowym. Najpewniejszy jest zapis identyfikatora z drugiego programu w każdym z nich. NIP pomaga przy firmach, ale nie wystarcza: oddziały mają ten sam NIP, a klienci indywidualni go nie mają.
Jak zaplanować integrację
- Spisz, jakie informacje dziś przepisuje się ręcznie i między którymi programami. To jest zakres.
- Dla każdej informacji wskaż źródło i kierunek.
- Sprawdź, jak każdy program udostępnia dane: API, dodatek producenta do automatyzacji, baza danych, wymiana plików.
- Uporządkuj duplikaty kontrahentów przed pierwszym połączeniem, nie po.
- Zacznij od jednego przepływu, który najbardziej boli (zwykle zamówienie z CRM do programu handlowego), i dodawaj kolejne.
- Dziennik każdej wymiany i powiadomienie o błędzie dla wskazanej osoby.
- Krótki opis integracji na jedną lub dwie strony, przekazany razem z wdrożeniem.
Z mojego doświadczenia: przy integracjach sklepu, BaseLinkera i programu handlowego z KSeF najwięcej problemów robią nie same programy, tylko braki w danych. Brak NIP przy kliencie, adres w jednym polu zamiast w trzech, różne zapisy tej samej firmy. Kilka godzin porządkowania danych przed startem oszczędza tygodnie poprawek po.
FAQ: najczęstsze pytania
Jak połączyć CRM z programem księgowym?
Przez API obu programów, dodatek producenta do automatyzacji albo wymianę plików. Najpierw ustala się, który program jest źródłem każdej informacji, a potem integracja przenosi dane od źródła do pozostałych, z dziennikiem wymiany.
Czy synchronizować dane w obie strony?
Tylko tam, gdzie to konieczne. Dla większości informacji lepiej ustalić jedno źródło i jeden kierunek. Gdy te same dane można zmieniać w dwóch programach, integracja zaczyna nadpisywać poprawki.
Po czym programy rozpoznają tego samego klienta?
Najpewniej po identyfikatorze z drugiego programu zapisanym w każdym z nich. NIP pomaga przy firmach, ale nie wystarcza przy oddziałach i klientach indywidualnych.
Od czego zacząć integrację CRM z ERP?
Od uporządkowania duplikatów kontrahentów i od jednego przepływu, który najbardziej boli, zwykle zamówienia z CRM do programu handlowego. Kolejne przepływy dodaje się po sprawdzeniu pierwszego.
Powiązane artykuły
Dane klienta z BaseLinkera nie trafiają do ERP: przyczyny i trzy sposoby naprawy
Zamówienie ze sklepu ma w BaseLinkerze komplet danych, a w programie handlowym trafia na jednego zbiorczego kontrahenta.…
AutomatyzacjeIntegracja bez dokumentacji: naprawiać po kimś czy zbudować od nowa?
Skrypt synchronizujący sklep z magazynem napisał ktoś kilka lat temu, dokumentacji nie ma, a każda zmiana to ryzyko. Pok…
AutomatyzacjeDlaczego handlowcy nie używają CRM i jak to naprawić bez zmiany programu
CRM kupiony, szkolenie zrobione, a po trzech miesiącach połowa kart klientów jest pusta. Zwykle winny nie jest ani progr…